Tasarım Öncesi; Mekân Kurgusu, Stratejik Planlama ve Konsept Geliştirme. Tasarım; Mimarlık, İç Mimarlık ve Kentsel Tasarım. Proje Yönetimi; Tasarım Yönetimi, Uygulama Yönetimi ve Kontrollük Hizmetleri. İnşaat; İç Mimari Uygulama Hizmetleri ve Anahtar Teslim Projeler. İhale Hizmetleri; Keşif Özeti, Bütçe Planlaması ve Teknik Şartnameler. Mühendislik; Mekanik ve Elektrik konularında hizmet veren Boytorun Architects, İnşaat Yapı & Malzeme dergisine konuştu. “Yeni Mercedes-Benz Vadi İstanbul HQ’ı değişen çalışma alışkanlıkları ile gelişebilen esnek bir yapıya sahip, çok sayıda çalışma ortamı seçeneği sunan, iş birliğini ve öğrenmeyi teşvik eden, fikir alışverişini ve yeniliği teşvik eden, güçlü bir aidiyet duygusu yaratan, üretkenliği artıran bir ofis projesi olarak tasarladık" diyen Boytorun Architects’in Yöneticileri sorularımızı yanıtladı.
FOTO: SEMİH BOYTORUN VE YUDUM BOYTORUN
Mercedes-Benz yönetim ofisinin tasarımında öncelikli olarak hangi işlevsel alanlar göz önünde bulunduruldu? Nasıl bir çalışma ortamı sundunuz?
Yeni Mercedes-Benz Ofisleri, çok sayıda çalışma ortamı seçeneği sunan, iş birliğini ve öğrenmeyi teşvik eden, fikir alışverişini ve yeniliği teşvik eden, güçlü bir aidiyet duygusu yaratan, üretkenliği artıran bir ofis projesidir. Mercedes-Benz ofisleri değişen çalışma alışkanlıkları ile gelişebilen esnek bir yapıya sahip. Bu projede, açık ofislerde çekirdeğin etrafında bulunan ana sirkülasyon güzergahı bir yanda telefon kabinleri, açık toplantı alanları, kilitli dolap gibi yardımcı mekanlar ile çevrilirken, diğer yanda farklı çalışma biçimlerini bir arada bulunduran ve sosyal alanlar ile bütünleşen çalışma alanları ile çeşitlendirildi. Kullanıcıların çalışırken sosyalleşmesini sağlayabilen modern konsepti ve tasarım dili sayesinde, farklı departman personellerinin sohbet etmek ve fikir alışverişinde bulunabilmesi amacıyla bir araya gelebilmesini sağlayan birçok sosyal mekanı bünyesinde barındırıyor.
Tasarım süreci nasıl ilerledi ve hangi aşamaları içerdi? Projenin tasarımında hangi metodolojilere yer verdiniz?
Mercedes-Benz Ofislerinin yeniden konumlandırma süreci, mevcut ofislerin eksikliklerini gidermeye yönelik olarak tasarlandı. Bu süreçte, ziyaretçilerin ve personelin marka ile ilk karşılaştığı giriş ve resepsiyon alanının dinamik ve kurumsal kimliği vurgulayan bir tasarımla ele alınması öncelikli hedeflerden birisiydi. Farklı çalışma biçimlerine uygun mekanların oluşturulması, sessiz ve sesli çalışma ortamlarının birbirinden ayrılmasına olanak verdi. Ayrıca, dinlenme, gayri resmi toplantılar, birebir görüşmeler ve ortak çalışma fonksiyonlarını barındıran alanlar kurgulandı. Mevcut tek tip toplantı odaları, farklı oturum alternatifleri ile çeşitlendirilecek ve yönetim kurulu toplantıları için özel bir toplantı odası tasarlandı. Farklı lokasyonlarda ikamet eden çalışanların eğitim ihtiyaçlarını karşılayacak eğitim odaları planlandı, açık ofis alanlarının akustik konforu sağlanacak ve yeterli aydınlatma düzeyi oluşturuldu.
Bireysel çalışma alanları, farklı oturma alternatifleri ile kurgulanarak personele seçim yapma imkanı tanındı; mahremiyetin korunması için telefon odaları yapıldı ve çalışanların ihtiyaçlarını karşılayabilecek bir müzik odası tasarlandı Ayrıca, locker, vestiyer, revir ve anne-bebek odası gibi yardımcı ve teknik hacimlerin ofis içerisinde bulundurulması sağlandı ve teras katları sosyal alanlarla ilişkilendirildi. Ziyaretçilerin ofis alanından kolayca ayrılabilmesi için bağımsız toplantı ve sosyal alanların oluşturulması hedeflendi. Böylece, yeni ofislerin tasarım yaklaşımı, Mercedes-Benz’in dinamik, modern ve farklı çalışma biçimlerini bir arada barındıran, kullanıcıların iş dışında ofiste vakit geçirmesine olanak tanıyan yenilikçi bir konsept anlayışına sahip oldu.
Tasarımda hangi malzeme ve teknolojileri kullandınız? Sürdürülebilirlik ve çevresel etki konularında ne tür kriterlere dikkat ettiniz?
Kurumsal renk paletine dayalı canlı bir renk şeması işbirlikçi tasarımın esas alındığı alanları tanımlarken, odaklanma ve dinlenme gibi bazı alanlarda daha soft renkler tercih edildi. Bu renk kodlaması, profesyonel değerler ve işlevselliğin korunurken ofisi daha hoş, rahat ve konforlu bir çalışma ortamı yaratmaya yönelik yoğun çabanın bir parçasıdır. Ofis katlarının girişlerinde yer alan ve kullanıcılar ile ilk temasın gerçekleştiği giriş alanlarında haftalık toplantılar, bire bir özel sohbetler, eğitimler, kutlamalar veya her türlü iş birliği için bir mekan olarak hizmet veren bir meydan bulunuyor. Bu meydan, çalışanların birbirleriyle fikir, bilgi ve hikaye alışverişinde bulunmaya teşvik edildiği "sosyal alanlardan" biri. Kullanıcılar, sessiz çalışma odalarında, ortak çalışma alanlarında, standart çalışma istasyonlarında ya da sosyal alanlarda rezervasyon sistemi yardımıyla kendi çalışma ortamını seçebilir. Sadelik ve şeffaflığın esas alındığı bireysel çalışma alanları, canlı ve dinamik malzeme ve renk seçimleri ile tasarlanmış ortak çalışma alanları ile bütünleştirildi. Soyunma dolaplarından vestiyerlere, küçük toplantı odalarından telefon kabinlerine kadar pek çok işlevi barındıran merkezi bölgeler, çalışanlara ana mekanın gürültüsünden uzaklaşmak için bir fırsat sunuyor. Akustik detaylara sahip ahşap kaplamalar, nötr renkli halı ve ahşap görünümlü LVT çalışma istasyonlarını çevrelerken, dinamik görünümlü ve kontrast halı/LVT döşeme kaplamaları, merkezin etrafındaki sirkülasyon alanını işaretler. Toplantı odaları ve telefon kabinlerini barındıran akustik bölücüler ve sosyal/çalışma adaları, departmanlar arasındaki sirkülasyon alanı boyunca yerleştirildi ve dekoratif amacın yanı sıra, açık ofis düzeninde ses yutucu ve mekan bölücü görevi görüyor. Bu akustik bölücüler sabitlenebilir veya ihtiyaca göre alanları bölmek için taşınabilir bölme paravanları olabiliyor. Mercedes-Benz ofislerinin sirkülasyon güzergahı, herkes tarafından kolay erişilebilir ve anlaşılır olacak şekilde vurgulandı. Alçak seperatörler ve cam bölücüler ile çalışanlar görsel olarak birbirine bağlanırken, özel toplantı odaları mahremiyeti sağlayan ortak çalışma imkanı sunuyor. Enerji açısından verimli ve sürdürülebilir konseptiyle esnekliği arttırılan çalışma alanları, ofis konseptine yeni bir bakış açısı katıyor.
Akıllı ofis çözümleri ve teknolojik altyapı için hangi sistemleri öneriyorsunuz?
Akıllı ofis çözümleri ve teknolojik altyapı için önerilen sistemler, ofis alanının hem estetik hem de işlevselliğini artırmaya yönelik çeşitlilik sunuyor. Modüler ofis tasarımı, esnek ve değişebilir alanlar için modüler duvar sistemleriyle hızlıca yeniden düzenleme imkanı tanırken, büyük pencereler ve açık alan tasarımı ile doğal aydınlatma ve havalandırma sağlanarak enerji tasarrufu ve çalışanların ruh halinin iyileştirilmesi hedeflenir. Akıllı cam teknolojileri, ışık ve ısıyı otomatik olarak ayarlayarak konforu artırırken, gömülü teknolojik altyapılar elektrik ve veri bağlantılarını gizleyerek düzenli bir görünüm sunar. Akıllı bina yönetim sistemleri (BMS), aydınlatma, ısıtma ve güvenlik sistemlerinin merkezi kontrolünü sağlar; ses yalıtım sistemleri ise gürültüyü kontrol altında tutar. Entegre teknolojiye sahip akıllı mobilya tasarımları ve ayarlanabilir çalışma istasyonları, kullanıcı deneyimini geliştirirken, iç mekan bitkileri ve yeşil alanlar çalışan verimliliğini artırır. Güvenlik ve erişim sistemleri, biyometrik veya akıllı kartlarla güvenliği sağlar. Bu sistemlerin kombinasyonu, ofis verimliliğini artırırken çalışan memnuniyetini de yükseltir, dolayısıyla ihtiyaçlara uygun kombinasyonların seçilmesi bizce oldukça önemlidir.
Proje ne kadar sürede tamamlandı? Bütçede ve zaman çizelgesinde beklenmedik durumlar için ne tür önlemler aldınız?
Mercedes-Benz Vadi İstanbul HQ projemiz, 4 ayda tamamlandı ve bu süreçte alınan önlemler birkaç farklı aşamada çözümlendi. “Risk Analizi ve Yönetimi” aşamasında, proje öncesinde potansiyel riskler belirlendi, bu risklerin olasılık ve etki derecelerine göre sınıflandırılması sağlanmış ve uygun risk yönetim planları oluşturuldu. “Esnek Bütçe Planlaması” ile beklenmedik masraflar için bir yedek bütçe ayrılmış, bütçe kalemleri esnek tutulmuş ve ihtiyaç duyulduğunda yeniden düzenlendi. “Zaman Çizelgesi Gözden Geçirme” sürecinde ise proje başlangıcında belirli tampon süreler eklenmiş ve anahtar teslim tarihlerinin düzenli olarak gözden geçirilmesi sağlandı. “Düzenli İlerleme Raporlaması” kapsamında, haftalık veya aylık ilerleme toplantıları düzenlenerek proje durumu takip edilmiş ve tüm paydaşlar bilgilendirildi. “Çevik Yönetim Yaklaşımları” benimsenerek esnek bir çalışma şekli oluşturuldu, küçük aşamalar halinde çalışarak her aşamada geri bildirim alındı. “Alternatif Tedarikçiler ve Malzeme Seçenekleri” ile malzeme temininde esneklik sağlandı, farklı tedarikçilerle anlaşmalar yapıldı ve alternatif malzemeler değerlendirildi. “Sözleşme Yönetimi” aşamasında, tüm taraflarla açık ve şeffaf sözleşmeler yapıldı, değişiklikler için net şartlar belirlendi. “İletişim Planı” ile proje ekibi ve paydaşlar arasında açık iletişim kanalları oluşturuldu, beklenmedik durumlar hakkında hızlı geri dönüş sağlandı. Son olarak, “Eğitim ve Bilinçlendirme” ile proje ekibine risk yönetimi ve beklenmedik durumlarla başa çıkma konularında eğitim verildi, çalışanların bu tür durumlara hazırlıklı olmaları sağlandı. Bu önlemler, projelerin sağlam bir temele oturmasını ve beklenmedik durumlarla daha etkili bir şekilde başa çıkılmasını sağladı.
Proje süresince şirketle nasıl bir iletişim ve iş birliği süreci yürüttünüz? Proje ekibi hangi uzmanlık alanlarına sahipti?
Projenin bizim için aslında en önemli kısımlarından birisi, müşteriyi doğru anlamak ve süreci etkili bir şekilde yürütmek. Bu bağlamda ofisimizin yürüttüğü iletişim ve iş birliği adımlarından şu şekilde bahsedebiliriz. Öncelikle, “Proje Başlangıcı Toplantısı” ile müşteri ile detaylı bir görüşme yapılarak beklentiler, ihtiyaçlar ve hedefler netleştirilir. Sonrasında, “Düzenli İlerleme Toplantıları” ile projenin her aşamasında belirli aralıklarla (haftalık veya aylık) toplantılar düzenlenerek, müşteri geri bildirimleri alınarak gerekli değişiklikler tartışılır. “Dijital Araçlar Kullanımı” sayesinde proje yönetimi yazılımları ve paylaşım platformları kullanılarak belgeler ve güncellemeler şeffaf bir ortamda paylaşılır, müşterinin proje durumunu takip etmesi sağlanır. Ayrıca, “Görsel ve Fiziksel Sunumlar” ile tasarım aşamaları görsel sunumlarla desteklenir ve 3D modellemelerle tasarım somutlaştırılır. İletişim açısından, “Esnek ve Açık İletişim” kanalları kurulur, müşteriyle sürekli bir iletişim sağlanarak sorulara hızlı geri dönüş yapılır ve sorunlar anında çözülür. “Geri Bildirim ve Revizyon Süreci” kapsamında, tasarımın her aşamasında müşteriden geri bildirim alınır ve bu doğrultuda revizyonlar gerçekleştirilir. Son olarak, “Son Onay Süreci” ile tasarımın son hali müşteriye sunulur ve onay alındıktan sonra projenin tamamlanmasına yönelik bilgilendirme yapılır. Proje ekibimizin uzmanlık alanları arasında iç mimar, tekniker/mimar ve proje yöneticisi bulunuyor. İç mimar, projenin estetik yönlerini yönetirken, tekniker/mimar teknik çizimlerin hazırlanmasından ve mekân aydınlatma tasarımından sorumlu. Proje yöneticisi ise projenin zamanında ve bütçeye uygun olarak ilerlemesini sağlıyor. Ekibimiz, proje sürecinde müşteriyle etkin bir iş birliği ve iletişim sağlayarak tüm yönleriyle kapsamlı bir çalışma yürütüyor. Mercedes - Benz İstanbul Headquarters projesi süresince markayla, müşteriyle bu stratejik planda bir işbirliği süreci yürüttük.
Proje tamamlandıktan sonra ofisin işleyişini değerlendirmek için hangi kriterleri kullandınız?
Ofis projelerimizin başarısını ve işleyişini daha etkili bir şekilde değerlendirebilmek için belirlediğimiz kriterler arasında fonksiyonellik ve alan kullanımı, akustik performans, çalışan memnuniyeti ve enerji verimliliği yer alıyor; ofisin işlevsel ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığı, çalışma alanları, toplantı odaları ve sosyal alanların uygun şekilde tasarlanıp tasarlanmadığı, alanların verimli kullanımı ve çalışanların ihtiyaçlarına göre dağılımı ile erişim kolaylığı, gürültü seviyeleri ve ses yalıtımının yeterliliği, çalışanların ofis tasarımı ve işleyişi hakkındaki geri bildirimleri ile anketler veya mülakatlar yoluyla elde edilen memnuniyet verileri, ayrıca ofisin enerji tüketimi ve sürdürülebilirlik uygulamaları ile yeşil bina sertifikalarının (LEED vb.) göz önünde bulundurulması gibi unsurlar, proje işleyişini değerlendirme sürecimizin temel bileşenleridir diyebiliriz.
RÖPORTAJ ST İNŞAAT & MALZEME KASIM SAYISINDA!
https://dergi.stendustri.com.tr/ sitesinden İnşaat Yapı & Malzeme dergisine ulaşabilirsiniz!
