Operasyonel verimlilik özellikle hem finansmana erişimin kısıtlı olması hem de ulaşılabilen finansmanın yüksek maliyet içermesi sebebiyle şirketler için hayati öneme sahip bir araçtır. Kısa vadeli bakış açısından sıyrılıp resmin bütününe bakıldığı zaman uzun vadede kazanımların sağlam, düzenli, risksiz ve artan bir trendde olduğu daha iyi anlaşılabilecektir. Günümüz ekonomik koşullarında işletmelerimiz yüksek fon maliyeti, finansmana erişim sıkıntıları ve her geçen gün artan sabit maliyetlerle mücadele etmek zorundadırlar. Ayrıca teknoloji yatırımı için yeterli kaynağı olmayan işletmelerimiz manuel süreçlerle faaliyet göstermektedirler. Buna ilave olarak dijitalleşme adına yapılan son derece yüklü masraflara karşın bu araç/modelleri kullanmayı başaramayan işletmeler ve sonuç olarak katlanılan yüksek maliyetler KOBİ'lerin sıklıkla karşılaştıkları durumlardır.
İLK YANLIŞ: PERSONEL TASARRUFUNA GİTMEK
Maliyet yönetimi kapsamında ise ilk yapılan yanlış personel tasarrufuna gitmektir. Oysa ki süreç iyileştirmeleriyle personel çıkarmadan maliyet tasarrufu yapılabilmektedir.
Süreç mimarisi kurmadan veya süreç iyileştirmesi yoluna gitmeden önce ilk işimiz süreç analizi yapmaktır (mevcut durum analizi). Biz buna AS-IS (mevcut durum) diyoruz. İş analizimizde işletmedeki tüm birimlerle birlikte çalışıyor ve konuşuyoruz. İşin bu kısmının dijitalleşme ile bir ilgisi bulunmamaktadır ve tamamen gözlem, inceleme, iletişime dayalıdır. Örneğin, lojistikle ilgili bir süreç analizi yapılacaksa biz süreç analizi yaptığımız işletmelerde sevkiyatı yapan kamyon şoförleriyle, puantaj sorumlularıyla, yüklemeden sorumlu kişilerle, kontrol elemanlarıyla mutlaka birebir görüşürüz ve kim ne iş yapıyor nasıl yapıyor hangi iş ne kadar sürüyor notlarımızı alırız. Bunu bütün işkollarında yaparız. Burada amaç gerçek durumu ortaya çıkarmaktır. İşletme sahipleri, yöneticileri ve çalışanları bu noktada en önemli paydaşlarımızdır. Daha sonra mevcut süreçlerin görsel haritalarını çıkartır ve durumu işletme veya proje yöneticileriyle paylaşırız.
Mevcut durum analizi kapsamında Muhasebe-Finans-İnsan Kaynakları-Üretim Yönetimi-Ar-Ge-Tedarik Zinciri-Pazarlama Yönetimi-Dış İşlemler vb. tüm operasyonlarınızın süreç haritaları çıkartılır. Süreç haritaları yardımıyla darboğazlar, tekrar eden süreçler, gecikmeye sebebiyet veren süreçleri, gereksiz/verimsiz süreç adımları, birleştirilmesi gereken veya iç kontrole tabi tutulması gereken tüm süreçler belirleyerek, ilgili departman temsilcilerini de projeye dahil ederek, süreç verimliliği çalışmalarını yaparız ve gerekli süreçlerin mimarisini yeniden oluştururuz. Buna olması gereken durum (TO-BE) diyoruz. Süreçlerin iyileştirilmesi/etkinleştirilmesi sayesinde işletmelerimiz insan kaynakları gücünün işletme içerisinde etkin dağılımını sağlayarak zaman/iş gücü/gider tasarrufunu ek bir maliyete gerek kalmadan uzun vadeli etkiyi de içerecek bir şekilde sağlamaktadır.
MALİYET YÖNETİMİNDE SİSTEM KONTROLÜ
Süreç iyileştirme çalışmalarından bağımsız olarak ihtiyaç duyan işletmelerimiz için birim/departmanlara ait süreçlerin baştan oluşturulması /mimarisi yapılır. Departman kurulumuna ek olarak iş süreçlerinin etkin bir şekilde oluşturulması son derece önemlidir. Ayrıca özellikle üretim işletmelerinde yer alan makine parkı, teçhizat vb. üretim kaynaklarının yerleşim planlaması, hat dengeleme gereksinimleri, üretim sistemlerinin gözden geçirilmesi maliyet yönetimi açısından hayati önem taşımaktadır.
Ayrıca, istatistiksel süreç kontrolleri, iş ölçümleri, stok yönetimi, karar ağacı oluşturma, minimizasyon problemleri, bekleme hattı modellemeleri vb. alanlarda da hizmet vermekteyiz.
İşletmelerin fonksiyonlarla değil, etkin bir kurum içi iletişim ile süreçlerle yönetilmesi, prosedür, politika, süreç kılavuzları, operasyon el kitaplarının oluşturularak verimli, etkili ve hatalardan uzak bir yaklaşımla yönetilmesi son derece önemlidir. Buna süreçlerle yönetim diyoruz.
SÜREÇ İYİLELEŞTİRME MODELİ İLE UZUN VADELİ KAZANIMLAR
Süreç Mimarisi veya Süreç İyileştirme Modeli daha önce de değindiğim üzere istisnai olarak kısa vadeli kazanımları (Quick-Wins) olsa da getirileri uzun vadeli olan sabır ve zaman gerektiren sonuçları sağlar. Kısa sürede süreçler iyileştirilecek ve hemen kar etmeye başlayacaksınız söylemini danışanlarımıza asla söylemiyoruz. Bizim burada kullandığımız metafor “apartman mantolaması” şeklindedir. Önce masraf yapılır daha sonra yıl yıl maliyet amorti edilmiş olur.
Sonuç olarak teknoloji yatırımı ile süreç dönüşümü arasındaki denge nasıl kurulmalı sorusunun yanıtı, kurum kültürü ve süreç mimarisinde yatmaktadır. Dijitalleşmek iyidir, faydalıdır ancak süreç olmadan, insan kaynağı olmadan hiçbir işe yaramaz. Bunları sağlamak, dürüst olmak gerekirse, uzun vadeli düşünce, sabır ve işletme yönetiminin tavizsiz bir şekilde projenin arkasında durmasını gerektirmektedir. Bunlar sağlandığı taktirde işletmenin sürekliliği ve krizlere karşı dayanıklılığı kesinlikle başarılabilmektedir.
