Sektörünün öncü firması Aksan Kozmetik, iş süreçlerini caniasERP ile yönetiyor. Aksan Kozmetik Tedarik Zinciri Direktörü Şakir Okkaoğlu, firmasının caniasERP ile başlattığı dijital dönüşüm süreçlerini anlattı.
Faaliyet gösterdikleri kozmetik sektöründe dijital dönüşümün öneminden söz eden ve firmasının caniasEPR ile birlikte yaşadığı değişimi anlatan Okkaoğlu, “caniasERP sayesinde her şey kontrol altında, tüm süreçleri adım adım takip edebiliyor, hatasız çalışabiliyoruz ve muhasebeleştirebiliyoruz. Bir şeyi ölçerseniz raporlarsınız, raporlarsınız, görebilirsiniz, gördükleriniz üzerine doğru hamleleri yapabilirsiniz. Tüm raporlarımız görülebilir hale geldi, izlenebilirliği sağladık. caniasERP ile artık geleceği planlamak çok daha kolay. Sektörümüz için de tüm bu saydığım konular oldukça önemli ve firmaların sürdürülebilir olmak için mutlaka dijital dönüşüm konusunda vizyonlarını geliştirmeleri gerekiyor” dedi.
Şakir Bey, firmanızı sizden dinleyebilir miyiz?
Aksan Kozmetik olarak, 2008 yılında ıslak mendil üretimi ile yolculuğumuza başladık. Kaliteli, yenilikçi ve tüketicinin ihtiyaçları doğrultusunda ürünler geliştirerek kozmetik sektöründe lider şirketlerden biri olma hedefiyle çalışmalarımıza devam ediyoruz. Ürünlerimiz ile bugün altı kıtada 95 ülkeye ihracat yapıyoruz. Ayrıca sektörün önde gelen markaları ve pazar zincirleri için özel markalı ürünler üretiyoruz. İstanbul, Hadımköy’de bulunan 30 bin metrekarelik entegre üretim tesisimizde BRC, IFS, Sedex, ISO ve GMP kalite standartlarında üretim gerçekleştiriyoruz. Türkiye’de sıvı dolum kapasitesi en yüksek firmalardan biriyiz. Ayrıca entegre tesisimizde kulak çubuğu, plastik kapak, pet şişe, fitil pamuk gibi tamamlayıcı ürünler de üretiyoruz. PET ambalaj ve PP enjeksiyon üretim hatları ile kendi plastik ambalaj ihtiyacımızı karşılıyoruz ve aynı zamanda hem Türkiye’de hem dünyada birçok markaya da tedarik ediyoruz. Genel ve kişisel temizlik ürünleri sıvı üretiminde yılda 100 bin tona, ıslak mendil üretiminde yılda 220 milyon pakete, pet şişe üretiminde ise 50 milyon adede ulaşmış durumdayız. İç ve dış pazarda, DeepFresh, Savon De Royal, Comfort Love, UltraFresh ve Bebe Royal markalarımız ile ürünlerimizi müşterilerimize sunuyoruz.
ERP yazılımı kullanma ihtiyacı nasıl doğdu?
caniasERP ile çalışmaya başlamadan önce firmamızda iki farklı yazılım kullanılıyordu. Siparişlerin onay süreçlerini işlettiğimiz ve üretime iş emrine çevirdiğimiz bir inhome yazılıma ek muhasebe için ayrı bir çözümümüz vardı. Marka bilinilirliği arttıkça şirketin büyümesi daha da hızlanıyor. Süreçlerin kontrolünde baştan sona tüm süreçleri izleyebileceğimiz, sağlıklı raporlamalar ile bu büyüme sürecine katkı sağlayacak entegre bir sisteme ihtiyaç duyuyorduk. Özetle şirket büyüdükçe entegre çalışabilen, süreçlerimizi şeffaf bir biçimde yönetebileceğimiz, sağlıklı raporlar sunabilen, bize hız ve vizyon kazandırabilecek bir yazılım ihtiyaçtan çok zorunluluk haline gelmişti. Bu nedenle bir yazılım arayışına girdik.
IAS ve canias4.0 teknolojileri ile nasıl tanıştınız? Sizin için yazılımın hangi özellikleri belirleyici oldu?
Uzun yıllardır ERP projelerinde yer alıyorum. Bu süreçte pek çok global ERP yazılımı ile çalışma fırsatı buldum. caniasERP de önceden aşina olduğum ancak hiç çalışma fırsatı yakalayamadığım bir yazılımdı. Daha önce proje yöneticisi olarak görev aldığım firmadan caniasERP ile ilgili çok iyi referanslar almıştım. Yaptığımız referans görüşmelerinde IAS’nin danışmanlık ekipleri ve caniasERP yazılımının kapsamı konusunda çok iyi geri dönüşler aldık. Bunun üzerine IAS ekipleri ile bir araya geldik ve demo toplantılarıyla ürünü incelemeye başladık. Bu tanışmanın ardından beklentimin oldukça üzerinde bir yazılımla tanıştığımı söyleyebilirim. Söz konusu yerli bir yazılım olunca açıkçası ilk etapta önyargılarım vardı. Fakat daha önce tecrübe ettiğim bütün global yazılımlarda yer alan süreçlerin aslında caniasERP’de de var olduğunu gördüm! Daha önce görüştüğüm Türk menşeili firmalarda pek çok noktanın eksik olduğunu gözlemlemiştim ve caniasERP’de de öyle olacak sanıyordum. Ancak ürünü incelediğimde IAS’nin global bir firma, caniasERP’nin de uluslararası standartlarda global bir yazılım olduğunu gördüm. Kurgu çok iyi yapılmış, yetkin bir ekip tarafından da geliştirmeler ile desteklenmiş. O yüzden size spesifik bir bölüm ya da alandan bahsetmem yazılıma haksızlık olur. caniasERP, her anlamda, her modülü ile oldukça etkileyici bir yazılım. Bize, tüm şirketi ve tüm süreçleri kapsayacak, önümüzdeki 15-20 yılımızı kurgulayabileceğimiz bir yazılım gerekiyordu ve aradığımız tüm kriterler caniasERP’de mevcuttu. Üretim, Satış, Satınalma, IK, Finans, Muhasebe gibi süreçlerimiz için ihtiyaç duyduğumuz ekranları caniasERP standardında bulabildik. Bunlara ek olarak sürekli destek verebilecek bir ekip ve geliştirilen bir sistemin var olduğunu görmek de bizim için belirleyici oldu.
Projenin canlıya geçiş süresi hakkında bilgi verebilir misiniz?
Kavramsal tasarım süreçlerimiz oldukça hızlı gerçekleşti. 3,5 ay gibi kısa bir sürede tüm süreçlerimizi analiz edip canlıya almayı başardık. Burada IAS danışmanlarının tecrübesi, yoğun mesai harcamaları, özverili çalışmaları ve sonuç odaklı olmaları çok etkiliydi. IAS danışmanlarının geçmiş tecrübeleri, yetkin bir ekip olması süreçlerin hızlı ve sorunsuz gerçekleşmesini sağladı. Çok etkili oldu. Hem bizim ekibimiz hem IAS ekibi proje konusunda çok özenli ve özveri ile çalıştı. Süreç tabii ki zorlu, hem caniasERP standardına uymaya çalışmak hem de standart dışında bizim ihtiyaç duyduğumuz ekranları adapte etmek gerekiyordu. Bunun için ciddi mesailer harcadık. Ancak dediğim gibi oldukça destekçi ve çözüm odaklı bir ekiple çalıştık. Gece-gündüz demeden çağrılarımıza yanıt aldık, yeri geldiğinde IAS Genel Müdürü bile hızlı çözüme ulaşabilmek için bizimle çalıştı ki bu her firmada bulabileceğiniz bir olanak değildir. Bu süreçte önce IAS Danışmanlıktan Sorumlu Genel Müdürü İlker İşçi, sonra IAS Proje Koordinatörleri Manolya Karamanoğlu ve Yasin Güler’e özellikle teşekkür etmek isterim.
Şu anda caniasERP üzerinden hangi uygulamaları kullanıyorsunuz? Şirketinize özel çözümler üretildi mi?
Tüm modüllerimizi canlı kullanıma aldık; üretim, satış, satın alma, IK, finans, muhasebe gibi süreçlerimizin tamamını caniasERP üzerinden yönetebilir durumdayız. Ayrıca şirketimize özel olmasa da daha önceden burada hiç kullanılmayan süreçlerin de kurgusunu yaptık. Standart yazılımda IAS’nin ekiplerinizin alışkın olmadığı, daha önce deneyimlemediği kurgular da oldu. Sadece o konularda geliştirmeler yapıldı.
ERP sistemine geçiş süreci başından itibaren şirket yapınızda ne gibi değişiklikler yaşandı? Proje firmanıza nasıl katkıda bulundu?
Eskiden iş süreçlerimizin hiçbiri birbirine entegre değildi. Örneğin; satıştan sipariş alıyoruz, siparişi iş emri olarak üretime veriyoruz sonrasında süreç kayboluyor. Stok oluşturamıyoruz. Şimdi stok oluşturuyoruz, bunu siparişe bağlıyoruz onu da faturaya bağlıyoruz. Tüm süreçler sistematik olarak ilerliyor, herkes tüm süreçleri şeffaf bir şekilde takip edebiliyor. Stok takibinde ciddi sıkıntılar yaşıyorduk. Eskiden tek kod ile beş-altı müşteriye farklı varyantlar oluşturuyorduk. Bu da süreç içinde bazı hataların oluşmasına zemin hazırlıyordu. Şu an her şey kontrol altında, tüm süreçleri adım adım takip edebiliyor, hatasız çalışabiliyoruz ve muhasebeleştirebiliyoruz. Bir şeyi ölçerseniz raporlarsınız, raporlarsınız, görebilirsiniz, gördükleriniz üzerine doğru hamleleri yapabilirsiniz. Tüm raporlarımız görülebilir hale geldi, izlenebilirliği sağladık. caniasERP ile artık geleceği planlamak çok daha kolay.
Dijitalleşmenin kurumsallaşma konusunda etkisini nasıl değerlendiriyorsunuz? Büyümek ve markalaşmak isteyen bir firmaya ERP’nin nasıl bir katkısı olur?
Kurumsallaşmak için ERP bir mecburiyettir. ERP doğası gereği firmayı bazı konularda zorlar, kurallar konulması gerekir ve gelişebilmek adına bu kurallara uyulması şarttır. Eğer, ERP sağlıklı bir şekilde kurulmuş ve sistem oturmuş olursa ve aynı zamanda otomasyonla da destekliyorsanız, yetişmiş personelinizi verilerin analiz edilmesinde, verileri yönetmekte en verimli şekilde kullanabilirsiniz. Beyaz yakada yetişmiş personelinizi kendi konularıyla ilgili, şirket politikanıza yön verebilecek şekilde daha iyi adapte edebilir, çalışmalarınızdan maksimum verim alabilirsiniz. Günümüzde kaynaklarınızı iyi yönetebilmek, verilerinizin doğruluğundan emin olmak çok önemli. Rekabet ortamında hızlı elde edilmiş doğru veriler hayati önem taşır. Özkaynaklar, piyasa değeri, bayi gücü, satış ağı ve marka değeri bir bütündür. Veri yönetimini sağlıklı bir şekilde yapabilmeniz için doğru bir mekanizmayı kurgulamanız gerekiyor. Verileri Değerlendirmeyi doğru yapabilmeniz için de verinin bütünüyle elinize ulaşması gerekiyor. Yani büyük resmi görebilmelisiniz. Bunun en temel yolu da ERP yazılımlarından geçiyor. ERP yönetme gücünü arttırır. Verileri anlık olarak görebildiğiniz için anlık olarak müdahalelerde bulunabilirsiniz. Verileri kullanarak üretiminizi, tedariğinizi, personelinizi ve satış fiyatlarınızı belirlersiniz. Bu sebeple verilerinize doğru şekilde, tek merkezli ve anlık olarak ulaşabiliyor olmanız oldukça önemlidir. Aynı zamanda zayıf yönlerinizi de tanımlayabilirsiniz. Sistem sağlıklı bir şekilde kurulduğunda, şirkete yeni katılanlar hızlıca sisteme entegre edilebilir ve işin tamamına hızlıca vakıf olabilirler. Yani aslında kişilerden bağımsız sistem işlemeye hep devam eder. Kurum kültürü oluşur, yeni gelenler bu kültüre çok hızlı bir şekilde adapte edilebilirler. Kurum hafızası oluşturulur. Özetle, şirketler için ERP olmazsa olmaz diyebilirim. Sektörümüz için de tüm bu saydığım konular oldukça önemli ve firmaların sürdürülebilir olmak için mutlaka dijital dönüşüm konusunda vizyonlarını geliştirmeleri gerekiyor.
canias4.0 teknolojilerini firmalara tavsiye ediyor musunuz?
Kesinlikle tavsiye ediyorum. Hatta daha önce farklı yazılım tavsiyesinde bulunduğum firmaları da arayarak caniasERP’yi anlatıyorum ve caniasERP ile çalışmalarını tavsiye ediyorum. IAS ekiplerinin her daim çözüm odaklı oluşu, hiçbir talebimizi geri çevirmemeleri çok büyük bir artı. Bu kadar özveri ile çalışabilecek bir ekip bulmak neredeyse imkansız. Ayrıca caniasERP’nin çok iyi kurgulanmış olması, tüm ihtiyaçlara çözüm sunabiliyor olması da çok büyük bir avantaj.
