Şubat sayımızda bakım süreçlerinde yedek parça planlamasının stratejik rolünü ele alan Arçelik Global Bakım Müdürü İlyas E. Altuntop, serinin devam niteliğindeki bu bölümde; stoklama yöntemlerinden maliyet analizine, çeşitlilik azaltma stratejilerinden dijital takip sistemlerine uzanan kapsamlı yaklaşımıyla bakım dünyasına yol gösteriyor.
1. YEDEK PARÇALAR NASIL VE NEREDE STOKLANMALI
Yedek parçaların stoklama yeri ve yöntemi için işletmenin fiziksel durumu dikkate alınır. Depolama yerinin bölgesel veya merkezi bir yerde olacak şekilde konumlandırılması işletmenin fiziki yapısı ve yönetim şekliyle ilişkilidir.
Yedek parçalardan sık ve ortak kullanılanları için genellikle atölyelere yakın bir yere veya atölye içlerine uygun bir yer yapılır. Bu tip malzemeler genellikle sarf malzemelerdir.Ekipman parçası veya özel pahalı malzemeler yedek parça ambarı gibi giriş çıkış kontrolü sağlanmış, görevli personel gözetiminde olan ambar şeklinde yerlerde tutulur. Bu malzemler hem çok pahalı hemde üretim ekipmanların önemli yedek parçalarının bulunduğu ambarlardır.
Yedek parça ambarındaki malzeme giriş çıkışı bilgisayar ortamında yapılır. Görevli personel, giriş çıkışların düzenlemesi ve bilgisayardaki stok kontrol programından takibini yaparak minumum seviyelerde sipariş için onaya gönderiminden sorumludur. Ambarda bulunan tüm parçalar raf ve stok numarası ile kayıt altına alnır. Yönetimin isteyeceği yedek parça raporları programdan gerçekleştirilir.
2. YEDEK PARÇA STOK MALİYETİ
Yedek parça stok maliyeti 2 kısımda incelenmelidir:
1. Yedek parça stok bulundurma maliyeti
2. Yedek parça stok bulundurmama maliyeti
Yedek parça stok bulundurma maliyeti yapacağı giderlerde sabit ve değişken olarak alınabilir. Sabit giderler depo binası/depo alanının amortisman veya kira giderleri,depodaki demirbaş malzeme ve araçların (forklift vinç vb. ) amortisman veya kira giderleri deponun ısıtma ve aydınlatma masrafları, depo personeli ücretleri, deponun emniyeti için alınan önlemler vb. giderlerden oluşmaktadır.
İşletmenin finansal kaynaklarının bir kısmının yedek parça stoklarına bağlanmasıyla bu kaynakların alternatif kullanım olanaklarından vazgeçilmektedir.
Yedek parça stok bulundurmama veya yedek parça tükenme maliyetleri olarak da ifade edilen bu maliyetler, işletmenin yedek parça stoksuz kalması durumunda kullanılması gereken maliyet unsurlarıdır. Genel olarak yedek parça stoksuz maliyetlerin başlıcaları;
a) Arıza süresinin uzun sürmesi sonucu üretim aksaması ve kaçırılan satışın maliyeti
b) Arıza süresinin uzun sürmesi sonucu ürünlerin zamanında üretilmemesi sonucu müşteri kaybı
c) Müşteri kaybı sonucu yeniden elde etmek için gerekli normal dışı çabalar.
3. YEDEK PARÇA STOK YÖNETİMİ
Yedek parça stok yönetiminde parçaların hem stok içerisine giriş ve çıkışı hem de sipariş şeklinin yönetimi yapılır.
Yedek parçaların ambara giriş ve çıkışlarda kayıtların doğru tutulması bilgisayar programı üzerinden yapılması gerekir. El ile giriş çıkış yapılmasında görülen aksaklıklar unutkanlık, ihmal, hata ve karışıklık gibi sorunlar doğurur. Yazılım sistemi yönetimi ise hatasız tüm giriş çıkışların bilgisayar üzerinden kontrolü istenildiğinde tüm bilgilere ulaşılması gibi gerçekçi bir yönetim meydana gelir.
Sipariş yönetiminin temelinde, yıl sonlarında yıllık yedek parça kullanım ve sipariş analizi yapılarak hangi malzemenin ne miktarda ne sıklıkla stoklanacağı gibi bilgilere ulaşılır. Bazı malzeme gruplarında sık ve düzenli kontrolün yapılması, tedarik süresi, sipariş noktası ve emniyet stok adetlerinin titizlikle tespit edilip buna göre, sipariş adet ve frekanslarının belirlenmesi şeklinde yorumlanır. Bu tür yüksek önemli malzeme gruplarında stok eksikliği nedeniyle üretim kayıpları yaşanması kaçınılamaz. Diğer malzeme gruplarında kontrol, sipariş vs. hususlar en alt düzeyde tutularak ihtiyaç oldukça temin işlemi yapılır.
Etkin bir yedek parça stok yönetimi, işletme içerisinde son derece önemli bir yer tutar. Yedek parça deposunda stoklanmış olarak bulunan her bir malzeme yerine para destelerinin konulduğu var sayılırsa, etkin bir yedek parça stok yönetiminden ne demek istendiği daha net anlaşılacaktır.
4. YEDEK PARÇA ÇEŞİTLİLİĞİ AZALTMA FALİYETLERİ
Yedek parça çeşitliliğini azaltma konusunda, işletme içerisinde yeni ekipman tasarımı veya özelliklerinin belirlenme aşamasında, mevcut işletme içerisindeki ekipmanların özellikleri ile aynı olmasına dikkat edilir. Yeni ekipman üzerinde kullanılan parçaların marka ve modellerinin benzer seçilmesi, aynı tür malzemelerin stoklanmasında karışıklığı ortadan kaldırır. Ancak her bir yeni ekipman tasarımı ve alımı aşamasında her defasında farklı marka ve değişik parça grupları seçilirse, yedek parça çeşitliliği artacaktır. Stokların farklı malzemelerle büyüyeceğinden, bu tür durumlarla karşı karşıya kalınınca zamanla sipariş, temin gibi problemlerin yaşanması ve stok maliyetlerinin yükselmesi gözlenecektir. Bu konuya bir örnek vermek gerekirse; işletme içerisindeki mevcut çalışan makinaların üzerinde bulunan invertörlerin markaları aynı iken, yeni bir makinada farklı bir marka invertör kullanılması zamanla problem olacaktır. Çünkü hem yedek olarak almak gerekecek hem de değişik bir parça olmasından dolayı müdahale etmede zorluklar yaşanacaktır.
Bu gibi problemlerin yaşanmaması için, yeni alınan ekipmanlarda yedek olarak tutulacak parçaların, işletmedeki mevcut olanlar ile birbirinin yedeğinin olmasına dikkat edilmelidir.
5. SONUÇ
İşletmeler arasında rekabetin günümüzde çok üst düzey olduğu bu dönemde, üretimin ekipmanın yedek parçalarından dolayı beklemesi hiç bir işletmenin kabul edeceği bir durum değildir. Önemli üretim ekipmanlarının yedekleri mutlaka sistemli bir şekilde maliyet ve organizasyon yönünden incelenmeli ve yönetilmelidir.
