FMCG endüstrisinde pandemi sonrası derinleşen maliyet baskısı, fabrika sabit giderlerinin başında gelen bakım bütçelerini keskin bir denge arayışına itiyor. Nestlé & General Mills Bakım Müdürü Mehmet Erdem Özövez’in hazırladığı yasal periyodik kontrollerden ödün vermeden bütçe tasarrufu sağlamanın yollarını arayan bu makale; varlık yenileme değerinden (RAV) yedek parça tedarik stratejilerine, kur şoklarından korunma yöntemlerinden yatırım opsiyonlarının ekipman bazında değerlendirilmesine kadar sürdürülebilir bir bakım ekonomisinin yol haritasını sunuyor.
BAKIM MALİYETİNİ YÖNETMENİN EN ETKİLİ VE SÜRDÜRÜLEBİLİR YÖNÜ
Rekabetçi market şartları, azalan marjlar, ekonomik volatilite ve bütün bunların sonucu artan maliyet baskısı FMCG endüstrisinin Covid dönemi sonrası her yıl tekrar eden döngüsü oldu. Maliyet baskısının en çok etkilendiği alan ise genelde fabrika sabit giderleri, bu giderlerin başında da bakım bütçesi geliyor. İşletmeler enerji ve hammadde maliyetleri karşısında kontrat şartları haricinde bir kısıtlamaya gidemezken bakım bütçesi gibi kalemlerde belirli oranlarda kolaylıkla kesinti kararı verebilirler. Buna karşılık işletmenin rekabet gücünü artırma adına performans hedefleri giderek daha zorlayıcı hale geliyor, bu da bakım departmanlarına olan beklentileri artırıyor. Hepsiyle birlikte eskiyen ekipmanlar, artan yedek parça maliyetleri, değişen yönetmeliklerin getirdiği ilave sorumluluklar işleri daha da zorlaştırıyor. Sonuç olarak her yıl daha iyi sonuçları daha az maliyetle sağlamak bir zorunluluk olarak karşımıza çıkıyor.
Tabii ki bakım maliyetini yönetmenin en etkili ve sürdürülebilir yönü; zorlanmış bozulmayı önleyecek otonom bakım rutinlerinin iyileştirilmesi, önleyici ve kestirimci bakım faaliyetleri, eskiyen varlıkların modernizasyonuna yönelik yatırım planı ve teknolojiden faydalanmayı içeren uzun vadeli bir uygulama planı izlemektir. Ancak rekabet şartlarında yıl içerisinde karşı karşıya kalınan hedefler için bir takım taktiksel çözümler geliştirmek gerekebilir.
Bu yazının içeriği, bu taktiksel yaklaşımın neler içerebileceğidir. Altını çizmek gerekir ki bu kısa vadeli yaklaşımlar genel prensip olarak bir çok yerde halihazırda uygulanmakta olan yöntemlerdir. Bir diğer önemli nokta ise her işletmenin kendine has şartları bu yöntemlerin bazılarının ya da tamamının uygulanmasında engel olabilir.
Kaynak : https://www.reportlinker.com/market-report/Consumer-Goods/494374
KIRMIZI ÇİZGİLER
Bir sonraki yılın bütçesini oluştururken ya da yıl içerisinde gelen bir bütçe hedefini değerlendirirken ilk yapılması gereken şey mevcut bütçenin ne kadar yeterli olduğunu, ne kadar kısıtlı olduğunu ve trendinin ne yönde olduğunu değerlendirmektir. Bütçenin; varlık yenileme değerine olan oranı, önceki yıllara göre kur ve enflasyona bağlı artış/azalık eğilimi, sektördeki ya da aynı şirket bünyesindeki diğer işletmelere göre kıyaslaması objektif tablo ortaya çıkaracak. Yönetim kadrosunun, mühendislik ekiplerinin ve sahadaki diğer paydaşların daha kolay uzlaşmasını sağlayacaktır.
Bütçe hedefi ayrıca, ilgili yıl içerisinde harcanması zorunlu olan bütün kalemler toplam rakamdan arındırılarak değerlendirilmelidir. Başka bir deyişle, gelen kesinti kesinlikle bu zorunlu bakım harcamalarına tesir etmemeli. Bunların arasında gelen başlıca kalemleri aşağıdaki gibi listeleyebiliriz;
- Yasal periyodik kontroller/Zorunlu test ve ölçüm işlemleri
- Kalibrasyonlar
- İş sağlığı ve güvenliği (İSG) kaynaklı zorunlu iyileştirmeler (risk değerlendirmesi aksiyonları, LOTO, makine emniyeti, koruyucular vb.)
- Çevre ve enerji mevzuatı kaynaklı uyum işleri (emisyon/atıksu ölçümleri, filtre-performans kontrolleri, enerji verimliliği zorunlulukları vb.)
- İç/dış denetim (ISO, müşteri, sigorta, tedarikçi denetimi vb.) bulgularının kapatılması için gerekli bakım/iyileştirme işleri
- Zorunlu test ve sertifikasyonlar (basınçlı kap testleri, elektrik topraklama ölçümü, paratoner ölçümü vb.)
- Kritik ekipmanlara ait zorunlu servis sözleşmeleri ve periyodik bakım anlaşmaları (OEM servis, güvenlik kritikli ekipmanlar vb.)
Bu harcamaların tamamı için ayrıca maliyet azaltma çalışması yapılabilir, alternatif tedarikçi ya da denetçi firma araştırılabilir ancak bütçede ayrılan yüzde kesinlikle korunmalı, kapsam olarak kırmızı çizgi olarak görülmelidir.
KISITLI KAYNAĞIN İHTİYACA YÖNELİK PAYLAŞIMI
Bir önceki başlıkta ele alınan zorunlu harcamalar düştükten sonra geri kalan bakım bütçesinin farklı üretim hatlarına ve tesisteki üretim dışı alanlara hangi oranda paylaştırılacağı üzerinde oldukça düşünülmesi gerekir. Geride kalan bütçe bütün hatlarda öngörülen bakım maliyetlerini karşılayamayacaksa hangi risklerin alınacağı, hangi faaliyetlerin erteleneceği ya da hangi bakım planlarından feragat edileceği iş birimi önceliklerine göre karar verilmelidir. Bu öncelikler konuşulurken ve karar alınırken bütün paydaşlar bu tartışmalara dahil edilmeli ve alınan kararda ortak olmalıdır.
Peki bu kararı alırken hangi parametreler göz önünde bulundurulmalı?
Hattın Üretimdeki Önceliği: Üretimde hangi hatlar darboğaz yaratıyor, hangi hattın duruşlarında fire oluşuyor, farklı hatların üretim kapasiteleri ve doluluk oranları fark ediyor mu gibi değerlendirmelerin titizlikle yapılması gerekir. Genellikle üretim tonajının büyük bir bölümü belirli hatların çıktısıysa, üretim akışında bir darboğaz varsa ya da plansız duruşlara paralel olarak fire gibi ek maliyet yaratan bir ekipman varsa, buraya öncelik vermek bütçenin daha verimli kullanılmasını sağlayacaktır.
Üretim Hatlarından Beklenen Performans Artışı: Bir önceki başlığa paralel olarak, işletmenin performansını artırmak istediği; kronik duruşları, kalite kayıpları diğer hatlara göre daha fazla olan hatlara belirli bir bakım yol haritası çerçevesinde daha fazla bütçe ayırmak faydalı olacaktır. Burada önemli olan harcanacak ilave bakım maliyetinin gerçekten performansa etkisini öngörmek ve ROI (Return of Investment) hesabı ile bu ilave harcamaları desteklemektir. Dönem sonunda bu harcamaların karşılığının alınıp alınmadığı ayrıca değerlendirilip bir sonraki karar alma döneminde öğrenimler gözden geçirilmelidir.
Hatların Eskimeye Bağlı Bakım İhtiyacı: Sahada eskimeyle birlikte bakım maliyeti artan bir ekipman varsa buradaki maliyet ekipmanın yenileme değerine (RAV – Replacement of Asset Value) kıyaslanmalıdır. Eğer yüksek bir RAV oranı (%15 ve üzeri) elde edilirse buradaki bakım maliyeti yatırım sürecini başlatmak için bir fırsat olarak değerlendirilebilir. Yatırım kararı çıkmadığı durumda bu ekipmanlar bütçede aynı şekilde önceliklendirilmelidir.
Doluluğu ya da Üretim Çıktısı Düşük Olan Hatlar: Eğer bakım harcaması konusunda bir risk alınacaksa, sonuçlarının iş birimi için en hafif olacağı bu gibi hatların tercih edilmesi işler beklenmediği gibi gittiğinde ortaya daha katlanabilir sonuçlar çıkaracaktır. Burada önemli olan hattın kapasitesi ya da doluluğu ne kadar düşük olursa olsun asgari gereksinimleri mutlaka yerine getirmektir. Aksi halde yönetilemeyecek problemlerle karşılaşmak kaçınılmaz olur.
Üretim Çıktısı ve Performansı Yüksek Hatlar: Eğer bir hatta kronik bir sorun yoksa, hat görece olarak yeniyse ve performansı yüksekse buraya ayrılan bakım bütçesi de tekrar gözden geçirilebilir. Tabii ki burada hattın bütün bakım planı harfiyen takip edilmeli ve bütçe azalışı ile hiçbir risk alınmamalıdır. Hedeflenen tasarruf hatta yapılacak küçük iyileştirmeler ve performansı artırmaya yönelik bazı aksiyonlar olabilir. Bakım periyodunda ve kapsamında yapılacak değişiklikler hat performansı gerilediğinde çok daha yüksek maliyete neden olabilirler, bu yüzden titizlikle değerlendirilmeli ve mümkün olduğunca katalog bilgilerinden doğrulanmalıdır. Sorulması gereken soru, bu gibi hatlara yapılacak iyileştirmeye yönelik harcamaların yerine ihtiyaca yönelik başka fırsatlar olup olmadığıdır.
HARCAMALARIN DÜŞÜRÜLMESİ
Bu aşamaya kadar nelerde bütçe tasarrufu yapılmaması gerektiğine ve kalan bütçenin en verimli şekilde nasıl dağıtılabileceğine değindik. Harcamaları mümkün olan en düşük maliyetle yapmak ya da harcamalarla birlikte gelen ilave maliyetlerden kaçınmak daha az risk almak ya da daha fazla fırsatı değerlendirmek anlamına gelecektir.
Büyük Harcamaların Yıl İçerisindeki Dağılımı: Ülkemizde özellikle son yıllarda görülen yüksek enflasyon ve kur şokları bütçelerde büyük çaplı harcamaların planlanandan çok daha fazla gerçekleşmesine neden olabiliyor. Planın üzerinde gerçekleşen bu gibi harcamalar bütçe üzerine ilave yükler getirebiliyor. Bu nedenle mümkün olduğunca büyük harcamaların yılın ilk çeyreğine planlanması enflasyondan ve kur şoklarından korunma anlamında faydalı olabilir.
Tabii ki burada verilecek kararların finans departmanın onayından geçmesi gerekir. Tarihi öne çekilen büyük kalemli harcamalar eğer şirketin nakit akışı içerisinde bir darboğaz yaratıyorsa işletmeye olan maliyeti enflasyon ve kurdan daha fazla olacaktır. Başka bir örnek, eğer finans departmanının bir hedge planı varsa, kur artışı olsa bile bu bütçede sabit bir çarpan üzerinden yansıyabilir.
Önemli olan mümkün olan en erken tarihte finans birimi ile bunu bir fırsat olarak görüp değerlendirmektir.
Yedek Parçaların İlk Tedarikçiden Temin Edilmesi: Yedek parça temin edilirken genelde makine üreticilerin katalogları üzerinden verilen siparişler büyük fırsatlar içerir. Eğer katalogdan seçilen parça makineye özgü tasarlanmış bir parça değilse ve makine üreticisinin komponent üreticisinden temin ettiği standart bir ürünse bu dolaylı tedarik bazı ek maliyetleri beraberinde getirecektir. Rulmanlar, pnömatik ekipmanlar, sensörler ve diğer elektronik komponentler doğrudan parça üreticisinden tedarik edilebilir.
Yüksek Miktarda Kullanılacak Parçalar İçin Muadil Seçeneklerinin Değerlendirilmesi: Gelişen teknoloji ile birlikte yedek parça markaları arasındaki rekabet daha önce olmadığı kadar zorlu hale geldi. Alanında vazgeçilmez olarak adlandırılan birçok marka ile alternatifleri arasındaki performans ve güvenilirlik makasının kapandığı görüyoruz. Daha uygun fiyatlı yedek parça alternatifleri sıkışan bütçeler için oldukça yararlı bir çözüm olabiliyor.
Doğru bir risk ve performans değerlendirme ile yapıldığında güvenle uygulanabilecek bu değişiklikler, yine değindiğimiz diğer maddeler gibi, değişim yönetimi sağlıklı yapılmazsa oldukça büyük kayıplara yol açabilir. Bu nedenle teorik değerlendirme, pilot uygulama ve etki efor analizi atlanmadan titizlikle yapılmalıdır.
Yatırım Opsiyonlarını Ekipman Bazında Değerlendirebilmek: Eskiyen hatların bakım maliyetlerinin varlık yenileme değerine göre kıyaslaması (RAV) bilinen ve çoğu yerde uygulanan bir yaklaşımdır. Ancak hattı oluşturan bütün bileşenlerin ayrı ayrı değerlendirilmesine çok sık rastlanmaz. Hattın arıza kaynakları veya bakım harcamaları uzun süre tekrarlı olarak bir ekipmanı işaret ettiğinde bu alanda yatırım sürecini başlatmak iyi sonuçlar verebilir. Yatırıma konu alan bazen bir tarih kodlama ekipmanı ya da tutkal makinası yardımcı bir ekipman olabilir, bazen de makinanın ana taşıyıcı mekanizmaları (zincir, zincir taşıma yatağı vb.) olabilir. Farklı bir ürün tipi, çalışma şartlarına daha iyi uyum sağlayacak bir iyileştirme hem performans artırıcı hem de maliyet azaltıcı olacaktır. Bu tür yatırımlar ölçek olarak da hat yarımı kadar kapsamlı olmadığı için yıl içerisinde daha kolay ele alınabilir.
SONUÇ
İşletme koşulları planlanandan daha az bütçe ile bir yılı geçirmeyi gerektirdiğinde ya da enflasyon ve kur şoklarıyla paralel bütçe artmadığında kısa vadeli bir taktik uygulaması zorunlu hale geliyor. Yapılabilecek fırsatlar tabii ki burada listelenen başlıklarla sınırlı değil. Ayrıca tekrar etmekte fayda var, burada ele alınan önerin bazıları ya da tamamı bazı işletmeler için tamamen geçersiz olabilir. Her zaman geçerli olabilecek yaklaşım ise, bütçenin neye yetip neye yetmeyeceğini açıkça ortaya koyup risklerin bütün paydaşlarla el sıkışarak alınmasıdır.