Proses; sözlük tanımıyla sisteme giriş yapan bir girdiyi sistemden geçirerek çıktıya dönüştüren, bu işlemi yaparken somut olarak ölçülebilen farklı değerler üreten işlemler kümesidir. Süreç yaklaşımı olarak da belirtilmektedir. Prosesler katma değerli çabalarla tanımlanırlar. Proses bir fonksiyon içerisinde ya da fonksiyonlar arası olabilir. İşetmeler için prosesler iletişim halindeki kişi, teçhizat, hammadde, işleme yöntemi ve diğer unsurların toplamıdır. Başka bir anlatımla prosesler bir işletmenin mevut ve potansiyel müşterileri için hangi faaliyetleri yürüttüğü ve nelere dikkat ettiğidir. Prosesler bir üretim ya da satış mekanizmasının tüm aşamalarıdır. Prosesler işletmelerde bir ya da birden fazla fonksiyon için geçerlidir. Proses içerisinde alt prosesler de bulunabilir. Prosesler tanımlanabilen, ölçülebilen, yinelenebilen, kontrol edilebilen faaliyetler içerirler.
Proseslerin Ortak Özellikleri
Proseslerin temel üç özelliği bulunur. Her proseste ortak olan bu üç özellik dönüştürme, geri besleme ve tekrarlanabilir olmadır. Proseslerde sisteme giren bir ürün mutlaka daha değerli bir ürün olarak geri çıkmaktadır. Yapılan işlem somut bir işlemi ise, sisteme giren hammadde tamamen farklı bir ürün olarak çıkar. Kumaş girdisinin elbise çıktısına dönmesi buna örnektir. Sistem soyut bilgiye dayalı ise, bilgiler bir arada işlenip yeni bir bilgi ortaya çıkar. Bilişim ve endüstri bilgilerinin bir araya gelmesiyle Endüstri 4.0 kavramının ortaya çıkması soyut bilginin işlenmesine örnektir.
Proses ya da prosesler sonunda sistemde bilgi birikimi oluşur. Bu bilgi birikimi dikkate alınarak yeniden üretim sürecine sokulur. Geri besleme kuralı ile proses sürecinin sona ermesi engellenmiş olur. Buna katma değer de denilebilir. Akıllı cep telefonuna indirilen bir mobil uygulamadan memnun kalınması ya da sorun bildiriminde bulunulması bir geri beslemedir. Mobil uygulamanın kullanıcılarının yorumları sayesinde sistemdeki eksiklikler giderilerek mobil uygulamanın daha kullanışlı olması sağlanır. Geri besleme olmaması halinde mobil uygulama kullanımdan kalkıp işlevini yitirecektir.
Proseslerin üçüncü ortak özelliği ise tekrarlanabilir olmaktır. Prosesler sonlandırılmadıkça veya prosesler üzerince değişiklik yapılmadıkça sistemin gerekleri her seferinde baştan başlar ve işlemler yerine getirilir.
Proseslerdeki Temel Kavramlar
Bir işletmenin prosesi anlaması için prosese ait kavramların iyice kavranması gerekmektedir.
Tedarikçi: Proseslerde öncelikle tedarikçi bulunur. İsminden de anlaşılacağı üzere bir işletmede prosese katılan girdileri hazırlayan kişi, kurum ya da kuruluşlardır. Tedarikçiler prosesi kontrol eden işletmenin dışından da olabilir. Örneğin elbise dikimi yapan yerde kumaşı getiren kişi kutum dışındandır ve tedarikçidir.
- Girdi: Girdiler, proses sistemine dahil olan materyaller ya da bilgilerdir. Girdiler müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak için sisteme sokulan ve müşterilerin talepleri doğrultusunda değiştirilen nesnelerdir. Eğer girdinin maddi, gözle görülebilen bir yapısı var ise buna fiziksel girdi denir. Ekmek yapımında kullanılan un bu kapsamda değerlendirilir. Proseste girdi sistemin daha iyi işlemesine yönelik bilgi aktarımı ise destek olarak ifade edilir. Üretim aşamasında çalışan işçilere, örneğin duvar ustasına, daha güzel hizmet verebilmeleri için verilen eğitimler, seminerler destek girdilere örnektir. Sisteme giren unsur gözle görülmeyen, fiziki bir yapısı olmayan bir değer ise bilgi olarak isimlendirilir. Örneğin bir elbise üretim mekanizmasında son trendlerin dikkate alınması bilgi girdisidir.
- Çıktı: Proseslerin asıl amacı dönüştürme sağlayarak çıktı elde etmektir. Fiziksel ve ya bilgisel çıktılar olarak ikiye ayrılır. Çıktılar bazı durumlarda prosesin sahibi olduğu kuruluş dışından müşteriye iletilir.
- Süreç Birleşenler: Girdi olmayan, proses faaliyeti sonunda olduğu gibi kalan ancak girdinin çıktıya dönüşmesinde aktif rol alan yan unsurlardır. Makine, insan, enerji buna örnektir. Ancak bazı görüşlere göre bunlar da girdinin bir parçasıdır.
- Müşteri: Proseslerin müşterilere daha iyi ürünler verebilmek içindir. Müşteri çıktıdan yararlanan ve sisteme kazanç getiren unsurlardır.
- Proses Faaliyetleri: Bir girdinin sisteme girişinden çıkışına kadar tabi tutulduğu tüm fiziksel veya bilgisel işlemlerdir.
- Proses Performans Kriterleri: Bir proses faaliyete başlamadan önce bazı hedefler koyar. Proses faaliyeti sonundaki çıktılar bazen hedefi tutturamaz, bazen de hedefin üstüne çıkar. Bunun belirmesinde kullanılan testlere performans kriterleri denir. Ölçülemeyen anlaşılamaz, yönetilemez, iyileştirilemez inancından doğan kriterler karşılaştırmadan kullanılır.
Proses ve İşletmeler
Günümüzde prosesler oluşturmak işletmeler için hayati öneme sahiptir. Kuruluşlar prosesi ve faydalarını anlamadan günümüzdeki yeni teknolojik kavramları anlayamayacaktır. Bu nedenle proses nedir sorusunun cevabı kurumlar için daha da önemli hale gelmiştir. Proses bir işletmenin olumsuz çıktıları fark etmesini ve bu bilgiyi tekrar prosese sokarak çıktı şikayetlerini azaltmasını sağlar. Her çıktı başka bir prosesin girdisidir. Örneğin ekmek fabrikasında kullanılan bir undan üretilen ekmekler müşteri tarafından beğenilmemekte ve başka bir un çeşidi önerilmektedir. Müşterilerin beğenmemesi ve olumsuz eleştirilerde bulunması olumsuz bir çıktıdır. Ama bilgi olarak diğer prosesin girdisidir. Fabrika sahibi bu bilgi sayesinde unu değiştirecek ve şikayetleri azaltacaktır.