Bir fabrikayı sistem olarak düşünmek demek bileşenleri anlamak, bileşenler arasındaki bağıntıları dikkate almak, işlerin yapılışını faaliyet olarak değil süreç olarak görmek demektir. Sistem düşüncesi sorunlara sezgisel değil, analitik yaklaşımı gerektirir. Ancak analitik bakış açısı yeterli olmadığından büyük fabrika yöneticileri sentez de yaparlar. Örneğin bir departmanı izole biçimde düşünmek yerine diğer departmanlarla ilişkilerini göz önünde bulundurarak kararlar alırlar. Sadece bugünü değil yarını da düşünmekte olduklarından bugününün çözümleri yarının problemlerinin nedenleri olmazlar. Sistem olarak görülmeyince fabrika doğru anlaşılamaz, tabii iyi de yönetilemez.
Bir sistem olarak düşünülmeyen fabrika (farkında olunmadan) bir “kara kutu” şeklinde düşünülür. Kara kutu tarzı düşünmek birkaç adet kural ile düşünmek demektir. Fabrikalar makina arızası, kalite hataları, işgören devamsızlığı gibi içsel, talep değişkenliği, tedarikçi istikrarsızlığı, fiyat oynamaları gibi dışsal değişkenlikler etkisinde kalırlar. Bu etkiler iş gecikmelerine yol açar. Bu durumda ilk kural devreye girer: “En çok gecikmiş işi ilk önce yap!” Başlangıçta yararlı gibi görülen bu kural gecikmeleri engelleyemez. Zaman içinde daha fazla iş geciktiğinden yetersiz hale gelir ve ikinci bir kurala gerek duyulur: “Öncelikli müşterinin gecikmiş işini ilk önce yap!”
Kısa süre içinde bu kural da anlamsızlaşır. Öncelikli müşteriler içinde daha öncelikli müşteriler türemeye başlar. Düşük öncelikli müşteriler kendilerine başka fabrikalar ararlar. Arada yeni müşteriler geldiği için işlerin gecikmesi gecikmez! Verim düşer, karlılık azalır, fazla mesai rutin uygulamaya döner, performans ölçülmez bile. O kadar çalışıyoruz ama para kazanmıyoruz lafı ağızlarda sakız olur.
Fabrika hangi ölçekte olursa olsun kara kutu olarak değil, sistem olarak görülmesi gereken bir yerdir. Sistem yaklaşımı ile ele alınan fabrika doğru anlaşılabilir. Fabrika içine değişikliklerin etkilerini azaltacak darbe emiciler yerleştirilebilir. Fabrikalar bir alandaki değişikliklerin başka alanlara yansımalarını engelleyecek şekilde çalıştırılabilirler. Sistem anlayışı ile yönetilmek istenen fabrikalar kendileri değişkenlik yaratmayacak tarzda tasarımlanabilir.
Kara kutu fabrikalar saat gibi çalışamazlar. Sistem fabrikalar ise çalışırlar.